Preventiemedewerker Dave van der Linden van gemeente Ede vindt het eigenlijk vanzelfsprekend: “De RI&E voelt niet meer als een van bovenaf opgelegd, verplicht instrument dat afgevinkt in een la verdwijnt. We zijn nu vanaf de werkvloer met onze dynamische RI&E bezig. Concreet en no-nonsense, dat is waar het om gaat. En in een groeiproces: we mogen er met zijn allen van onderaf in groeien. Bij onderwerpen in de RI&E voelt iedereen nu de urgentie. Dat vind ik mooi.”

Mensen wisten van elkaar niet dat de kennis er was

Het begon na een reorganisatie, vertelt beleidsadviseur P&O en arbocoördinator Arnold van der Ploeg. “Het arbeidsomstandighedenbeleid was vóór de reorganisatie belegd bij de verschillende zelfstandig georganiseerde sectoren. Tijdens de samenvoeging van de kolommen hadden andere zaken prioriteit en raakte arbo op de achtergrond. Na de reorganisatie voelden ondernemingsraad en gemeentesecretaris de urgentie om het arbobeleid in de nieuwe organisatie centraal te beleggen.”

De gemeente vroeg arbeids- en organisatiedeskundige Judith van Amersfoort om hulp bij het opnieuw op de kaart zetten van arbo. Ze begon met een organisatiescan. Van Amersfoort: “Ik ben gaan ophalen: kijken hoe overlegstructuren liepen en waar behoefte aan was. Veel informatie was al beschikbaar, maar mensen wisten van elkaar niet dat de kennis er was.” Arnold van der Ploeg vult aan: “Het was niet meer duidelijk wie waarop aanspreekbaar was.”

Arbobeleid als onderdeel van de organisatieontwikkeling

Daarom werd met de ondernemingsraad en een projectgroep een visie ontwikkeld voor de inrichting van de nieuwe arbomanagementstructuur met dynamische RI&E. Dit viel samen met de aanbesteding voor een nieuwe arbodienst. Van Amersfoort liet het vooral aan de organisatie: “Ik wilde nadrukkelijk niets opleggen, maar stelde vragen. Waar willen jullie naartoe? Hoe wil je over een paar jaar werken. Hoe wil je van de ‘huidige situatie’ naar de ‘gewenste situatie’? Wat heb je daarvoor nodig? En wat heb je van een arbodienst nodig om je daarin te ondersteunen?”

Arnold van der Ploeg: “We wilden het arbobeleid onderdeel van de organisatieontwikkeling maken: dicht tegen het primaire proces aan en ingebed in de normale dagelijkse dienstverlening. Daarom bouwden we een structuur met een belangrijke rol voor preventiemedewerkers. We hebben op de werkvloer preventiemedewerkers geworven voor onze onderdelen werf en begraafplaats, toezicht, klantcontacten en huisvestingen. En nog twee preventiemedewerkers voor algemene beleidszaken en psychosociale arbeidsbelasting.”

Belangrijke rol preventiemedewerker in dynamische RI&E

Die structuur vormt ook de basis voor de nieuwe dynamische risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) van gemeente Ede. De invulling ervan werd in de organisatie belegd. Van Amersfoort: “Je kunt een RI&E door een expert laten maken, maar je kunt er ook voor kiezen om het onder begeleiding zelf te doen. De organisatie wordt dan meer eigenaar van de aangetroffen risico’s en vooral van het plan van aanpak. Veel organisaties blijven hangen in het inventariseren, ze maken niet de vertaalslag naar wat ze concreet gaan doen. Wij wilden dat juist integreren.”

Branche-RI&E als basis, specifieke thema’s voor maatwerk

De Gemeente Ede ging aan de slag met de branche-RI&E van het A+O fonds Gemeenten, mede omdat daar direct arbocatalogi aan gekoppeld zitten. Van Amersfoort: “En je kunt de RI&E Gemeenten naar eigen inzicht opbouwen. Gemeente Ede heeft aan de voorkant ruimte geboden om daar goed over na te denken. Dat voorwerk heeft enorm geholpen om daarin keuzes te maken.”

Van der Ploeg: “De RI&E is ingericht op de specifieke thema’s waar mensen in hun werk mee te maken hebben. Over klantcontacten is bijvoorbeeld veel geschreven. Maar wie hebben daar nou meer verstand van dan mensen die dagelijks klantcontacten hebben? We bevragen medewerkers op de werkvloer nu over wat zij meemaken. En naar wat zij, naast de wettelijke normen, nodig hebben om hun werk veiliger te maken. We gaan uit van de vakinhoudelijke kennis van mensen. En dat vinden die medewerkers echt geweldig. Ze reageren razend enthousiast. Dat is ons nooit eerder gevraagd, horen we terug.”

Preventiemedewerkers als  ‘ogen en oren’ van organisatie

De nieuw aangestelde preventiemedewerkers vormen voor hun onderdelen of thema’s de ‘ogen en oren’ van de organisatie. Dave van der Linden heeft als preventiemedewerker het thema psychosociale arbeidsbelasting onder zijn hoede. Van der Linden: “Ik luister en kijk. Wat hoor ik, wat zie ik? Wat leeft er op de werkvloer? Dat koppel ik terug in gesprekken met mijn collega-preventiemedewerkers en rechtstreeks met de gemeentesecretaris. Ook de bedrijfsarts, het bedrijfsmaatschappelijk werk en de bedrijfsvertrouwenspersonen zijn bronnen voor mij. In het overleg met de andere preventiemedewerkers is arbocoördinator Arnold van der Ploeg de trechter waarin alles samenkomt. Tijdens dat overleg maken we ook plannen.”

Van der Ploeg: “De veranderingen in bijvoorbeeld de Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) heeft flinke impact op de arbeidsomstandigheden van medewerkers, horen wij vanuit de organisatie. Daarom kijken we nu of er voldoende plekken zijn waar medewerkers terechtkunnen die werkdruk ervaren. We willen voorkomen dat mensen alleen aangewezen zijn op een bedrijfsarts. Want we willen oplossingen niet buiten de organisatie leggen, maar kijken wat we zelf in de organisatie kunnen verbeteren. Daar is al veel winst behaald.”

Aan de slag met beperkt aantal prioriteiten in dynamische RI&E

De preventiemedewerkers gaan over de precieze invulling van de RI&E en het plan van aanpak op hun onderdeel. Binnen de nieuwe, dynamische RI&E is ervoor gekozen om een beperkt aantal prioriteiten te benoemen en daarmee concreet aan de slag te gaan. Die prioriteiten zijn ontstaan op basis van de inbreng vanuit de werkvloer op dit moment. Van Amersfoort: “Ik stel geen risico’s vast waarmee gemeente Ede aan de slag moet. Ik bespreek voorstellen. Preventiemedewerkers maken zelf een afgewogen keuze op basis van waarderend onderzoek. Liever enkele punten die echt worden opgepakt dan zestig die in de la verdwijnen.”

Van der Linden: “Dat is niet alleen helder, maar het werkt ook heel motiverend. De gekozen onderwerpen hebben prioriteit. Het zijn thema’s waar ik, de medewerkers en de organisatie het meest mee verbonden zijn. De onderwerpen hebben dus urgentie. Als de organisatie er binding mee voelt, waardeert zij het ook. We hebben er geen aandacht voor omdat het moet vanuit de wet, van bovenaf opgelegd, maar omdat het toegevoegde waarde heeft.”

Werken aan kennis en deskundigheid preventiemedewerkers

Een plan van aanpak vergt wel de nodige kennis en deskundigheid van de huidige preventiemedewerkers. Dat is onderkend, zegt Van der Ploeg. “We zetten nu stappen en hanteren een groeimodel. We hebben Judith van Amersfoort als deskundige gevraagd om ons daarin te ondersteunen, met bijeenkomsten en trainingen voor de preventiemedewerkers. Als arbocoördinator stimuleer ik de preventiemedewerkers en ondersteun ik hen. Het is een proces waarin iedereen elkaar versterkt en kritisch aanspreekt: wat kan er beter en wat is de volgende stap.”

Dat past ook bij de dynamische RI&E, stelt Van Amersfoort. Zij is als arbeid- en organisatiedeskundige aan de RI&E verbonden voor de formele toetsing. “Een RI&E gaat juist over wat je heel concreet gaat doen. Wat is de omvang van een probleem, wat ga je daaraan concreet doen, wie ga je erbij betrekken en wanneer is het gelukt? Resultaatgericht. En dat is een proces. Een dynamische RI&E is daarmee nooit af. Ik doe dan ook een toetsing op het proces, waarbij ik aandacht heb voor de inhoud”, zegt zij over de formele goedkeuring.

Preventiemedewerkers ook ambassadeurs voor eigen thema’s

De preventiemedewerkers zijn binnen de organisatie inmiddels ook ambassadeurs voor hun thema’s. Van der Linden: “Steeds meer mensen weten wie de preventiemedewerkers zijn. Je raakt bekend door gewoon rond te lopen en mensen aan te spreken in hun werk. Maar ook door actief te zijn in de interne mediakanalen.” Van der Ploeg onderstreept de ambassadeursrol: “De Dag van de Werkdruk met workshops en een spreker is een typisch initiatief van de preventiemedewerkers in samenwerking met de vertrouwenspersonen. Ook heeft de gemeentesecretaris een ronde gemaakt langs alle afdelingen om het onderwerp pesten bespreekbaar te maken.” Dat is jullie verdienste, zegt Van der Ploeg tegen Van der Linden.

De formele toetsing van de RI&E staat binnenkort op de agenda. Maar Van der Linden neemt alvast een voorschot: “Op de lange termijn werkt dit voor ons het beste.”